Внедрение бизнес-процессов и экономия времени.

vremya dengi     Описание любого бизнес-процесса – дело весьма и весьма трудоемкое, занимающее немало времени.

     Налаживание каждого из процессов, происходящих в компании, требует серьезных временных затрат. При этом, практически ни один из этих процессов упускать нельзя – четырехколесная телега, у которой крутятся только 3 колеса ничуть не лучше телеги без колес, а бронежилет, пусть идеально подобранный и правильно надетый, не спасет от удара в лицо. Вроде что-то одно вы идеально отладили, а удар пришелся совсем в другое место.

     Любое налаживание начинается с выделения временных ресурсов, а если в компании развитая инфраструктура и обширный штат – ресурсы потребуются еще и финансовые.

     В случае с небольшими компаниями можно, безусловно, обойтись и одним лишь описанием бизнес-процессов в тексте с использованием бесплатного набора инструментов, то в случае с компаниями крупными такая модель не сработает. Огромные суммы тратятся уже хотя бы на программное обеспечение, с помощью которого  достигается структуризация и управление бизнес-процессами.

     Представьте, как будет выглядеть таблица в Эксель в случае, если в вашей компании происходит тысяча и один процесс. Жутковато, правда?! А теперь представьте, что при изменении одного любого параметра многие таблицы и вовсе придется переписывать. Именно поэтому для нужд крупных компаний создано пару сотен визуальных программ на любой вкус.

     Безусловно, если в вашем бизнесе ограниченное количество сотрудников ничего не мешает обходиться и бесплатными простыми инструментами.

     Повторюсь, это может быть Microsoft Vision или просто таблицы Excel.

     Итак, как же все-таки разгрузить свой рабочий день и освободить личное время, ведь вы лично должны участвовать в описании и внедрении бизнес-процессов – такую задачу нельзя поручать никому более.

     Для начала необходимо найти «подлеца» — дело, которое отнимает у вас больше всего времени. Обычно подобные дела рутинны – повторяются изо дня в день, поедая кошмарное количество времени. И они же, как правило, несложны, цикличны и не требуют принятия каких-либо решений.

     Отдав часть подобных дел на аутсорсинг можно сразу же сэкономить определенное количество времени – до нескольких часов в день.

Время=деньги

     Кто-то верит в тайм-менеджмент, кто-то ведет учет расхода каждой рабочей минуты. И такой подход при ближайшем рассмотрении оказывается очень и очень небесполезным.

     Если в вашей компании есть штат, озадачить их учетом рабочего времени стоит хотя бы за неделю до полного внедрения процесса.  Для этого сотрудникам раздаются дневники и блокноты (не исключены и таблицы в Эксель и его он-лайн аналогах), в которых, согласно внедренным правилам они будут фиксировать свои действия и время, затраченное на их выполнение.

     Например: пришел на работу во столько-то, во столько-то работал над отчетностью, а во столько-то просматривал почту и отвечал на письма.

     Безусловно, далеко не каждый сотрудник будет вносить в таблицу правдивую информацию. Вполне вероятно, что, например, с 12 до 14 в таблице указана «работа с почтой», а на самом деле сотрудник зависал в соцсети или смотрел ролики с котиками на Ютубе. А может и вовсе отлучался по личным делам: отогнать авто в сервис, сходить в маникюрный салон, отвезти лекарства приболевшей бабуле и т.п. Но, в любом случае, масштабные попытки указать некорректные данные можно будет заметить невооруженным глазом.

С Уважением, Сергей Курников

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *